Tietosuojakäytäntö

 

AiCan Oy:n tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä:
AiCan Oy (jäljempänä ”AiCan”)
y-tunnus: 2474647-2
Mäntyhaantie 1-3, 33800 Tampere
info(at)aican.fi
Tietosuoja-asioista vastaavan henkilön yhteystiedot:
Sauli Aitto-oja
puh. +358 50 351 6659
sähköposti: sauli@aican.fi

Tietosuojaselosteen kuvaus
Tässä tietosuojaselosteessa kerrotaan, miten AiCan käsittelee asiakkaiden, työnhakijoiden ja työsuhteessa olevien työntekijöiden henkilötietoja.

Rekisterin käyttötarkoitus
AiCan Oy on henkilöstöpalveluita tuottava yritys. Rekisterin tarkoituksena on toteuttaa, hallinnoida ja edistää liiketoimintaan liittyviä toimenpiteitä, kuten asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitoa, rekrytointipalveluihin, henkilöstövuokraukseen ja työsuhteisiin liittyvien asioiden hoitoa sekä muita henkilöstöpalveluihin liittyviä toimenpiteitä. Tietoja voidaan hyödyntää myös markkinointiin ja viestintään. Mikäli asiakastietoja analysoidaan
tai käytetään tutkimustoiminnassa, se tehdään ilman yksilöiviä henkilötietoja. Tietoja ei käytetä muihin käyttötarkoituksiin.

Käsiteltävät henkilötiedot
Yritysasiakkaista kerätään ja käsitellään seuraavia tietoja vain tarpeellisin osin mahdollisine muutostietoineen:
 yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, yhteystiedot työpaikalle (osoite, puhelinnumero, sähköposti), ammatti ja muut asemaa koskevat tiedot ja kieli
 markkinointi- ja myynninedistämistoimiin liittyvät tiedot
 yritysasiakkuuteen ja sen hoitamiseen liittyviä tietoja, kuten asiakasnumero, asiakkuuden alkamis- ja päättymistiedot, (esim. tilaus- ja peruutustiedot, palautteet sekä asiakaspalvelutapahtumien taltiot), laskutus- ja perintätiedot
 sähköisten palveluiden hoitamiseen liittyviä tietoja, kuten käyttäjätunnus ja salasana, uutiskirjeen tilaaminen sekä mahdolliset evästeet niiden sisältäessä henkilötietoja
työnhakijoista ja työntekijöistä kerätään ja käsitellään seuraavia henkilötietoja vain tarpeellisin osin mahdollisine muutostietoineen:
 yksilöinti- ja yhteystiedot, kuten nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköposti, kansalaisuus, sukupuoli, pankkiyhteystiedot, lähiomaisen yhteystiedot hätätilanteita varten sekä muut henkilön tunnistamisen kannalta tarpeelliset tiedot (esim. kopio henkilöllisyystodistuksesta)
 työnhakuprosessiin tai työsuhteeseen liittyvät tiedot, kuten
o työhakemus ja työnhakuprosessiin liittyvät muut tiedot (muun muassa koulutus- ja tutkintotiedot, voimassa olevat hyväksynnät/luvat, työ- ja ammattikokemus, pätevyystiedot ja
soveltuvuusarviointien tiedot)
o työsopimus ja muut mahdolliset työsuhteeseen liittyvät sitoumukset ja sopimukset
o työtehtävien sisältöä koskevat tiedot, kuten nimike
o työtehtävissä suoriutumista ja siinä kehittymistä koskevat tiedot (muun muassa koulutus- ja
pätevyystiedot sekä kielitaito)
o työsuhteen perusteella maksettaviin korvauksiin ja työnantajavastuisiin liittyvät tiedot (muun muassa rahapalkka, luontoisedut tai muut palkitsemistavat ja niihin liittyvät tiedot, verotus- ja vakuutustiedot ja työnantajamaksuihin liittyvät tiedot, matkalaskut ja kilometrikorvaukset)
o työterveyshuoltoon liittyvät tiedot, kuten työntekijän terveydentilaa koskevat tiedot, jos tiedot on kerätty työntekijältä itseltään tai hänen kirjallisella suostumuksellaan muualta ja tietojen käsittely on tarpeen sairausajan palkan tai siihen rinnastettavien terveydentilaan liittyvien etuuksien selvittämiseksi taikka sen selvittämiseksi, onko työstä poissaoloon perusteltu syy, taikka jos työntekijä nimenomaisesti haluaa selvitettävän työkykyisyyttään terveydentilaa koskevien tietojen perusteella
o ammattiyhdistykseen liittyvät tiedot, kuten kuuluminen ammattiliittoon, jos tiedot on kerätty työntekijän suostumuksella ja tietojen käsittely on tarpeen esim. ammattiyhdistyksen
jäsenmaksutilitysten suosittamiseksi
o työajan seurantaan ja poissaoloihin liittyvät tiedot (mm. kulunhallintajärjestelmästä saatavat
tiedot, sairauspoissaolot, vuosilomat ja muut vapaat tai sovitut poissaolot)
o työntekovälineisiin liittyvät tiedot (mm. henkilölle osoitettuihin tietokoneisiin ja muihin
mobiileihin päätelaitteisiin sekä niiden käyttöön liittyvät tiedot, henkilön sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot sekä kulkukortteihin ja avaimiin liittyvät tiedot)
o työtehtäviin liittyvien käyttöoikeuksien tiedot sekä niiden käyttäjätunnukset ja salasanat
o työsuhteen päättymiseen liittyvät tiedot (kuten sopimus työsuhteen päättymisestä, työtodistus ja eläkkeelle jäämiseen liittyvät tiedot)

Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet
Työnhakijoita ja -tekijöitä koskevia henkilötietoja kerätään ja päivitetään ensisijaisesti heiltä itseltään. Henkilötietoja kerätään myös työntekijän työsuhteen ja työnantajavelvoitteiden hoitamiseksi käytetyistä tietojärjestelmistä, kuten hr-ohjelmistojen tuottamasta tiedosta. Rekisteröidyn suostumuksella rekisterinpitäjä voi kerätä henkilötietoja myös muualta. 

Suostumusta ei tarvita, jos rekisterinpitäjä hankkii henkilöluottotietoja tai
rikosrekisteritietoja henkilön luotettavuuden selvittämiseksi. Rekisterinpitäjä ilmoittaa henkilölle etukäteen tällaisten häntä koskevien tietojen hankkimisesta luotettavuuden selvittämistä varten.
Yritysasiakkaiden henkilötietoja kerätään ja päivitetään rekisteröidyltä itseltään, erilaisista palveluista, joita hän käyttää, sekä erilaisten markkinointitoimenpiteiden yhteydessä. Henkilötietoja voidaan lisäksi kerätä ja päivittää lisäksi konserniin kuuluvien muiden yritysten rekistereistä, rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden rekistereistä,
kaupparekisteristä sekä yrityksiltä ja viranomaisilta, jotka tarjoavat henkilötietoja koskevia palveluja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja työntekijän työnhakuprosessiin tai työsuhteen hoitamiseen liittyvien tehtävien ja velvoitteiden hoitamiseksi, kuten rekrytointiprosessiin, työajan ja poissaolojen seurantaan, palkkahallintoon, kulunvalvontaan sekä työsuhteen alkamiseen, hoitamiseen, kehittämiseen ja päättymiseen liittyviin toimenpiteisiin. 

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös rekisterinpitäjän toiminnan tilastointiin ja
suunnitteluun. Henkilötietoja voidaan käsitellä edellä mainituissa tarkoituksissa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvissa yhtiöissä.
Yritysasiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen liittyvän liikesuhteen hoitamiseen, markkinointiin ja liiketoiminnan kehittämiseen.

Henkilötietoja käsitellään lisäksi rekisterinpitäjän asiakasviestinnän toteuttamiseksi. Asiakasviestintää voidaan kohdistaa rekisteröityihin myös sähköisen viestintävälineen avulla, kuten sähköpostitse lähetettävillä uutiskirjeillä.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän ja työntekijän työsuhteen perusteella syntynyt oikeutettu etu sekä rekisterinpitäjän työnantajavelvoitteiden hoitamiseen liittyvä lainsäädäntö, kuten vero-, ulosotto- ja tilastolainsäädäntö. Erityisten henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisteröidyn suostumus.

Henkilötietojen luovutukset ja siirrot
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja voidaan luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimalla ja velvoittamalla tavalla tai rekisteröidyn suostumuksella viranomaisille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja sekä muille tahoille, jotka liittyvät esimerkiksi työsuhdetta koskevien asioiden hoitamiseen.
Rekisteröidyn suostumuksella voidaan työsuhteen kannalta tarpeellisia henkilötietoja luovuttaa sellaiselle rekisterinpitäjän yhteistyökumppanille, jolle työntekijä ryhtyy tekemään erilaisia toimeksiantoja rekisterinpitäjän lukuun.

Lisäksi on huomioitava, että yritysasiakkaiden tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille. Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia.

Henkilötietojen suojaaminen
Rekisterinpitäjällä on käytössä asianmukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvatoimenpiteitä henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Henkilötietoja tallennetaan sekä sähköisiin tietokantoihin että manuaalisesti ylläpidettäviin aineistoihin. Sähköisesti käsiteltävät tietokannat on suojattu yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät ja käsiteltävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi ainoastaan ne erikseen määritellyt ja yksilöidyt henkilöt, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää rekisteriin tallennettujen henkilötietojen käsittelyä. Nämä henkilöt pääsevät järjestelmään henkilökohtaisilla rekisterinpitäjän sisäisen verkon käyttäjätunnuksilla, joiden käytöstä ja ilmaisemisesta jokainen on solminut erityisen käyttäjätunnus- ja salassapitositoumuksen.

Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi. Työntekijöiden henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen. Kymmenen vuoden säilytysaika perustuu työhönottotilanteessa soveltuviin kanneaikoihin, kuten työsopimuslain asettamaan velvoitteeseen antaa työtodistus.

Rekisteröidyn oikeudet
Henkilöllä on rekisteröitynä seuraavat tietosuojalainsäädännön turvaamat oikeudet:
 Oikeus pyytää rekisterinpitäjältä pääsy itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista. Henkilötietojen korjauspyyntö tulee yksilöidä siten, että henkilötiedoissa oleva virhe voidaan havaita ja korjata helposti.
 Oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
 Oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista sekä vastustaa henkilötietojen käsittelyä sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen eli saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa, ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle sovellettavan tietosuojalainsäädännön rajoissa ja mukaisesti.
 Oikeus tehdä valitus kansalliselle tietosuojaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu) tai muulle Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen tietosuojaviranomaiselle, jos henkilö katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyyn liittyviä lakisääteisiä oikeuksia on rikottu.

Tietosuojaselosteen muuttaminen
Rekisterinpitäjä kehittää liiketoimintaansa jatkuvasti ja pidättää siksi oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä palveluissaan ja verkkosivuillaan. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen. Rekisterinpitäjä suosittelee työntekijöitä tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti
ja aika ajoin uudelleen.